Ⅰ. 서증을 제출할 때에는 반드시 서증에 서증번호(을제1호증, 을제2호증의 1, 을제2호증의 2 등)를 붙여 주시고, 이를 토대로 서증명을 기재한 서증목록을 작성하여 제출해 주십시오. 서증명은 가급적 서증내용을 용이하게 알 수 있도록 간단 명료하게 정리하여야 합니다. 서증번호가 붙어 있지 않거나 서증목록이 제출되지 않으면 당해 증거는 제출의 효력이 인정되지 않을 수 있습니다. 보통의 경우, 서증의 번호는 서증이 작성된 시간 순서대로 붙이는 것이 바람직합니다.
서증번호를 붙일 때에는 서증의 면수마다 증제번호를 매기지 마시고, 또 1개의 서증이 작성자가 다른 문서 또는 성질이 다른 문서 등으로 이루어진 경우에는 이를 세분하여 가지번호를 매겨서 제출하시기 바랍니다(예 : 행정처분을 결정한 내부문서와 행정처분명령서를 함께 증거로 제출할 때, 행정처분을 결정한 내부문서가 두 면으로 되어 있고, 그 뒤에 행정처분명령서가 첨부되어 있으면, 행정처분을 결정한 내부문서는 을제1호증의 1, 첨부된 행정처분명령서는 을제1호증의 2라고 당해문서 첫장 우측여백에 기재함). 또 별개의 문서라 하더라도 문서의 출처등에서 상호 밀접한 관련이 있어 그 연관성을 나타나게 하는 것이 바람직한 경우에도 가지번호를 매깁니다(예 : 수사기관으로 송부받은 수사기록의 경우 기록표지를 을제1호증의 1, 경찰관의견서를 을제1호증의 2, 피의자신문조서를 을제1호증의 3 등의 방법으로 정리함).
서증번호를 제대로 매기지 않고, 매 페이지마다 번호를 매기거나, 여러 문서에 하나의 번호만 매겨서 제출하면, 재판부에서 그 정리를 하는 데에 많은 시간이 소요되고, 준비절차기일에서 시간도 들어, 실질적인 심리를 하는 데에 제약요인으로 작용하게 됩니다. 서증을 여러 차례에 나누어 제출할 때에는 종전에 제출한 서증번호에 이어서 연속하여 서증번호를 매겨야 합니다. 예를 들어, 답변서에 을제3호증까지 첨부하여 제출하고, 그 이후 준비서면에 추가 서증을 첨부하는 경우라면 을제4호증부터 번호를 매겨야 하고, 다시 을제1호증부터 번호를 매겨서는 안됩니다. 종전에 제출한 서증번호가 몇 번까지였는지를 항상 메모하여 다음에 서증을 제출할 때에 번호가 중복되거나 틀리는 일이 없도록 주의해 주십시오.
공동당사자로 되거나 혹은 참가인이 있는 행정소송의 경우에는, 다른 소송당사자와 서증번호가 중복되지 않도록 상호 협조하여 번호의 연속성이 유지될 수 있도록 유의하여 주십시오. 재판장에 따라서는 이러한 경우 민사소송규칙에 따라 을 가, 을 나호증 등으로 서증번호를 부여하기도 하는바, 그러한 경우에는 반드시 을호증이 아니라 을 가 혹은 을 나 호증 등으로 명확히 표시하시기 바랍니다.
Ⅱ. 필요한 서증은 가능한 한 첫 기일(준비절차기일)의 1주일 전에 답변서 또는 준비서면과 함께 모두 제출하여 주시고, 상대방에게 교부할 서증의 복사본도 반드시 준비하여 주십시오. 그리고 가급적 각각의 서증에 대하여 서증번호, 서증명, 작성연월일, 작성자, 입증취지 등을 기재한 증거설명서도 첨부하여 주십시오. 특히 서증의 양이 많고 복잡한 경우에는 입증취지를 밝히는 증거설명서를 반드시 첨부하시기 바랍니다. 각 유형별 사건에 있어서 기본적으로 제출하여야 할 서증들을 빠짐없이 제출하여 주십시오. 모든 사건에서 처분문서와 신청서 및 부속서류 등이 그에 해당합니다.
☞ 산업재해보상사건에 있어서 심사 재심사 결정(전심절차)에서 제출되었던 자료들
징계처분관련사건에서 징계의결요구서, 징계사유서, 징계위원회출석통지서, 징계위원회 회의록, 의결서 등
노동사건에서 지방노동위원회와 중앙노동위원회의 각 결정서 등
토지수용사건에서 수용재결서, 이의재결서, 재결당시 각 감정평가서 등
Ⅲ.한편 법령, 시행규칙이나 참고가 되는 다른 사건의 판례(판결문)는 서증이 아닌 참고자료일 뿐이므로 서증번호를 매기지 마시고, ‘참고자료’라고 표시하여 제출하시기 바랍니다.
또한 한번 제출된 서증은 중복하여 제출하지 마시기 바랍니다. 원고가 제출한 서증도 중복하여 다시 제출할 필요가 없습니다.
Ⅳ.서증 중 국문이 아닌 외국어로 되어 있는 것(의사의 진료기록 등)은 번역문을 첨부하여 제출하셔야 합니다.
서적 등을 발췌 복사하여 서증으로 제출할 때에는 필요한 내용이 있는 부분뿐만 아니라 책의 표지와 발행연도, 저자 등이 나타나는 부분도 함께 제출하고, 인터넷에서 수집한 자료를 제출할 때에는 누가 작성한 자료인지가 나타나도록 출력하여 제출하시기 바랍니다.
Ⅴ.문서송부촉탁은 대부분 상당한 시일이 소요되므로, 문서송부촉탁이 필요하다고 생각되면 가급적 서둘러 신청하여 주십시오. 법원에서 당해 문서를 소지하는 기관에 문서송부촉탁을 하면서 신청인이 지정하는 부분을 보내주도록 촉탁하는 경우(형사기록인증등본송부촉탁의 경우, 방대한 양의 의료기록 등에 대한 송부촉탁을 하는 경우)에는 반드시 소송수행자가 직접 당해 기관(예를 들어, 형사기록인증등본송부촉탁의 경우에는 해당기록이 보관되어 있는 검찰청)으로 찾아가 필요한 부분을 지적하여 복사하게 하여야 합니다.
송부촉탁한 기록이 송부되어 오면, 그 기록에서 서증으로 제출할 문서를 개별적으로 가려내어 서증목록(서증번호와 서증명)을 작성하여 제출하여야 합니다. 그 기록을 다시 복사하여 서증으로 제출하면 당해 서증이 2중으로 중복 제출되는 결과가 되어 기록만 두꺼워져서 기록관리 및 기록검토에 어려움이 있게 됩니다.
이 같은 절차를 신속히 밟지 않으면 소송이 지연되는 경우가 있으므로 주의를 요합니다.
Ⅵ.증인은 필요한 서증 등 다른 증거가 대부분 제출되고 이미 제출된 증거로도 충분히 입증이 되지 않는 것으로 보이거나 당해 증인의 증언이 사건에 결정적인 중요성을 가지는 것으로 보일 경우에 신청(증인신청서를 법원에 제출)하여 주시고, 증인신청서에는 증인의 이름, 주소, 직업 이외에 전화번호 등을 기재하여 기일 전에 출석 여부를 확인할 수 있도록 하여 주시기 바랍니다.
증인이 채택된 때에는 법원이 지정하는 기한까지 증인여비를 예납하고 증인신문사항을 적은 서면을 제출하여야 합니다. 증인 신청은 사전에 서면으로 하는 것이 원칙이나 부득이하여 준비절차기일이나 변론기일에 구두로 신청을 하여 채택된 경우에는 곧바로 증인신청서를 제출하면서 동시에 증인여비를 예납하여 주시기 바랍니다. 증인여비 예납이 늦어지면 증인소환 자체가 지체되어 증인신문기일이 공전될 수 있으므로 유의해 주시기 바랍니다.
Ⅶ. 피고측의 주신문(主訊問)일 경우, 원고측이 반대신문사항을 준비할 수 있도록 늦어도 증인신문기일의 10일(법원이 지정한 기한이 있으면 그 기한) 이전에는 증인신문사항을 적은 서면을 법원에 제출해 주시기 바랍니다.
증인신문사항을 적은 서면은 원본 1부, 부본 5부(재판장, 주심판사, 사무관, 속기사, 상대방 용) 총 6부(다만, 재정단독사건은 원본 1부, 부본 4부 총 5부)를 제출하여 주십시오. 원고가 변호사를 선임한 경우에는 미리 원고 변호사에게 주신문사항을 팩스로 보내 반대신문을 준비할 수 있도록 하는 것이 바람직합니다. 이 경우에도 법원에 신문사항을 제출하여야 합니다.
법원도 증인신문사항을 검토하여 증인신문에 임하여야 하기 때문입니다. 이런 조치들을 취하지 않으면, 반대신문이 준비되지 않았음을 이유로 기일이 공전되는 수가 있습니다. 원고측으로부터 주신문사항을 받은 경우에는 반대신문사항을 작성해서 증인신문기일에 법원에 제출하여 주십시오(원고측으로부터 주신문사항을 받지 못한 경우에는 팩스에 의한 전송을 요구하여 반대신문사항을 만들 수 있음). 반대신문은 주신문의 범위 내에서 하여야 합니다. 즉 반대신문은 주신문에서 나온 사항에 대하여 탄핵하는 범위 안에서 하여야 하고, 주신문의 범위를 넘어서서 신문할 필요가 있을 때에는 같은 증인에 대하여 별도로 증인신청을 하여 주신문을 하여야 합니다.
Ⅷ.증인신문사항을 만들 때에는 증인이 경험한 사실을 물어 보는 내용으로 만들어야 합니다. 증인에게 의견을 물어보는 내용은 증인신문사항으로서 부적절한 것이고, 재판장은 그와 같은 내용을 삭제하도록 할 수 있습니다. 또한 “...는 ...입니다. 그런데 증인 ...한 일이 있나요·”와 같은 증인신문사항을 자주 볼 수 있는데, 이는 앞 문장이 증인에게 물어보는 내용이 아니어서 부적절한 것입니다. 그와 같이 증인신문의 전제가 되는 사실로서 증언 이외의 다른 증거방법(서증 등)에 의하여 이미 입증이 되어 있거나, 다툼이 없는 사실 등은 증인신문사항에 포함시키지 않는 것이 옳습니다. 그 부분은 증거에 대한 의견을 진술하는 데에 포함시켜야 할 것입니다. 증인신문사항이 부적절하게 작성된 경우에는 증인과 사이에 불필요한 마찰이 생기기도 하고, 법정에서 시간도 많이 듭니다.
증인신문을 통하여 실체적 진실을 밝히는 것이 소송수행자의 당연한 임무입니다만, 필요 이상으로 증인을 자극하거나, 증인의 인격을 훼손하는 증인신문(내용에 있어서나 태도에 있어서나)은 바람직하지 않습니다.
Ⅸ.감정료 예납절차의 준수 등
소송수행자측이 신청한 감정(신체감정촉탁 등) 신청이 채택된 경우에는 소송수행자는 감정시행 전에 미리 소정의 감정료를 예납해서 감정이 지연되는 일이 없도록 각별히 주의해 주시기 바랍니다. 진료기록감정촉탁신청의 경우에는 감정대상인 필름이나 첨부서류(원본 1부 및 부본 1부 총 2부)를 제출하여야 합니다.

서증의 인부(認否)